The Power Of Talent

Heeft u nog vragen?

Hier zijn de antwoorden!

Q & A Algemeen

Harvey Nash hanteert een complianceprocedure om de risico's die aan de inhuur van interim-medewerkers vastzitten, tot een minimum te beperken. De meestvoorkomende vragen met betrekking tot deze procedure hebben we voor u op een rijtje gezet, met daarbij uiteraard de antwoorden.

Staat uw vraag er niet bij? Of blijft u met vragen zitten na het antwoord gelezen te hebben? Neem dan gerust contact op met onze afdeling Contract Management.


Inlenersaansprakelijkheid

Wat is inlenersaansprakelijkheid?

Indien de leverancier (uitlener) van een interim-medewerker de loonheffingen en omzetbelasting niet betaalt, kan de opdrachtgever (inlener) daarvoor aansprakelijk worden gesteld.

Mocht dit het geval zijn, dan kan de inlener de nadelige financiële gevolgen hiervan beperken door het deel van het factuurbedrag dat is bestemd voor de loonheffingen en omzetbelasting, te storten op een zogenaamde g-rekening van de uitlener.

Andere manieren om de financiële risico's te beperken zijn de accountantsverklaring, de VAR en de disculpatieregeling, waarover hierna meer.

Disculpatie

Wat houdt de disculpatieregeling in?

De overheid hanteert de term 'disculpatie' in het kader van de inlenersaansprakelijkheid. Door 25% van het factuurbedrag te storten op de g-rekening van de inlener (mits deze NEN 4400 gecertificeerd is), wordt de inlener volledig gevrijwaard van deze inlenersaansprakelijkheid.

Wat is een disculpatiebeschikking?

Dat is een beschikking die door de Belastingdienst is afgegeven aan een uitlener. Deze beschikking vrijwaart een inlener van de inlenersaansprakelijkheid, op voorwaarde dat de uitlener beursgenoteerd en NEN 4400 gecertificeerd is, en dat hij een bankgarantie voor loonheffingen en omzetbelasting afgeeft.

Als hieraan voldaan wordt, kan de inlener het gehele factuurbedrag overmaken aan de uitlener en toch een beroep doen op de disculpatieregeling. Storten op de g-rekening is dan niet vereist.

G-rekening

Wanneer stelt Harvey Nash het houden van een g-rekening als een verplichte voorwaarde?

Als er sprake is van de inhuur van een medewerker in loondienst of bij de inhuur van een interim-medewerker die werkt via het Uniforce-concept.

Ons bedrijf krijgt geen g-rekening, wat nu?

In eerste instantie neemt u het beste contact op met de Belastingdienst. Het kan zijn dat het aanvraagformulier niet goed is ingevuld. Een andere mogelijke reden is dat de Belastingdienst van oordeel is dat uw onderneming niet in aanmerking komt voor een g-rekening.

Als u bijvoorbeeld niet voldoet aan de voorwaarde dat de onderneming zich (nagenoeg) uitsluitend moet bezighouden met het uitlenen van personeel, bestaat de kans dat de Belastingdienst de g-rekening weigert. Een toelichting van uw kant kan hierbij helpen.

Mocht het zo zijn dat de Belastingdienst de g-rekening definitief niet verstrekt, dan zal Harvey Nash met u afspreken dat óf ieder kwartaal een accountantsverklaring aangeleverd moet worden óf dat wij rechtstreeks storten aan de Belastingdienst.

Waarom stort Harvey Nash 55% op mijn g-rekening?

Harvey Nash is verplicht om 55% af te storten op de g-rekening, volgens de NEN-4400-1 normering zoals bepaald door de Stichting Normering Arbeid (SNA).

De SNA is hierbij uitgegaan van het geldende btw-percentage van 21 en een percentage voor de loonheffingen (loonbelasting, premies volksverzekeringen en werknemersverzekeringen). Indien er te veel geld op uw rekening blijft staan, dan kunt u bij de Belastingdienst vragen om deblokkering.

Facturatie

Wat is de betalingstermijn voor mijn factuur?

Standaard is de betalingstermijn 30 kalenderdagen. Afhankelijk van de klant voor wie u werkzaam bent, kan daarvan worden afgeweken.

Wat is er nodig om de betalingstermijn voor mijn factuur te verkorten?

Als u de betalingstermijn voor uw factuur wilt verkorten, dient u dat af te stemmen met de klant. Als de klant akkoord gaat, dient u Harvey Nash hierover te informeren.

Naar wie stuur ik mijn factuur, Harvey Nash of de eindklant?

U stuurt de factuur naar Harvey Nash. In de facturatierichtlijnen die u van ons ontvangt, vindt u het betreffende e-mailadres waarnaar de factuur gemaild moet worden.

Waarom hebben jullie een KvK-uittreksel nodig dat niet ouder dan 6 maanden is?

Dat uittreksel is nodig om een zo actueel mogelijk zicht te krijgen en te houden op eventuele mutaties in de onderneming, bijvoorbeeld een verandering van tekenbevoegde.

Accountantsverklaring/Assurance rapport

Waar moet de accountantsverklaring aan voldoen?

De accountantsverklaring moet worden opgesteld door een RA (Registeraccountant) of AA (Administratie Accountant) conform de template van de NBA (Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants). Een voorbeeldverklaring is beschikbaar op de website van de NBA (template 21.5.1).

Wanneer moet de accountantsverklaring worden aangeleverd?

De accountantsverklaring moet gedurende de looptijd van de opdracht binnen 6 weken na afloop van ieder kwartaal worden overlegd.

NEN4400

Wat is de NEN 4400-normering?

De NEN 4400-1-norm is een nationale norm die eisen stelt aan uitleners en (onder)aannemers van werk, die in Nederland gevestigd zijn.

Die eisen hebben onder andere betrekking op de afdracht van belastingen en sociale premies en het gerechtigd zijn tot het verrichten van arbeid in Nederland. Het doel van het NEN 4400-1-certificaat is het risico voor opdrachtgevers op verhaal en boetes van de Belastingdienst en andere overheidsinstanties te beperken.

De Stichting Normering Arbeid (SNA) toetst 1 x per jaar of aan de gestelde eisen wordt voldaan. Meer informatie is te vinden op de website van de SNA.

Wat is het nut van NEN 4400-certificering?

Door gecertificeerd te zijn met de NEN 4400-1-norm biedt u opdrachtgevers een mate van zekerheid dat ze zo min mogelijk financieel risico lopen door samen te werken met uw organisatie. Vanaf 1 juli 2012 geldt daarbij ook het voordeel van de disculpatieregeling, waardoor slechts 25% op uw g-rekening gestort hoeft te worden.

Verklaring ArbeidsRelatie (VAR)

Welke VAR heb ik nodig?

De VAR gaat over de vraag, in elk geval tot eind 2015, of en in welke mate er sprake is van een dienstbetrekking tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het antwoord op deze vraag bepaalt onder meer of de opdrachtgever loonheffingen moet inhouden.

De VAR is een verklaring die door de Belastingdienst wordt afgegeven op basis van de informatie die u als (aspirant-)opdrachtnemer aan hen verstrekt.

Er zijn 4 soorten VAR:

VAR-loon: Met de VAR loon uit dienstbetrekking ('VAR-loon') moeten uw opdrachtgevers zelf toetsen of er sprake is van een dienstbetrekking. Bij twijfel kan de opdrachtgever zijn belastingkantoor verzoeken om een uitspraak doen. De opdrachtnemer kan het UWV vragen om een uitspraak te doen. Indien u een VAR-loon hebt ontvangen, gaat de Belastingdienst er vooralsnog van uit dat het gaat om een dienstbetrekking.

VAR-ROW: Ook bij de VAR resultaat uit Overige Werkzaamheden ('VAR-ROW') is het antwoord op de vraag of er sprake is van een dienstbetrekking, onduidelijk. En ook hier kan het belastingkantoor respectievelijk het UWV een uitspraak doen. Een verschil met VAR-loon is dat u wel zelfstandige bent, maar voor de inkomstenbelasting niet de status van ondernemer hebt.

VAR-WUO: De VAR Winst Uit Onderneming ('VAR-WUO') biedt een opdrachtgever de zekerheid dat hij geen premies en loonbelasting hoeft in te houden wanneer hij u inhuurt. De Belastingdienst beschouwt u als ondernemer voor de inkomstenbelasting.

VAR-DGA: Wanneer u in dienst bent van uw eigen vennootschap, is de VAR Directeur-Grootaandeelhouder ('VAR-DGA') op u van toepassing, mits u aan de voorwaarden voldoet en de Belastingdienst hierin meegaat.

Om via Harvey Nash bij een opdrachtgever aan de slag te kunnen, is een VAR-WUO of een VAR-DGA vereist. Die bieden de zekerheid dat er achteraf geen loonheffingen meer betaald moeten worden.

Heeft u een andere VAR ontvangen, neem dan even contact op met Harvey Nash om de mogelijkheden te bespreken.

Ik heb een VAR-ROW ontvangen. Wat nu?

De VAR Resultaat uit Overige Werkzaamheden biedt Harvey Nash geen zekerheid. Wij kunnen in dat geval (nog) geen contract overeenkomen. Het kan zijn dat u het aanvraagformulier niet goed hebt ingevuld.

Ook kan de Belastingdienst van oordeel zijn dat u niet in aanmerking komt voor een VAR-WUO of VAR-DGA. Bekijk of het zinvol is om de VAR opnieuw aan te vragen of om een bezwaarprocedure op te starten.

Ik ben DGA (directeur-grootaandeelhouder). Moet ik een VAR overleggen?

Ja, een zelfstandige met een BV is in loondienst van zijn BV en is wel inhoudsplichtig voor de loonbelasting en premies volksverzekeringen, maar niet voor werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW).

Er bestaat dus een risico dat wanneer er een dienstbetrekking wordt geconstateerd tussen zelfstandige en Harvey Nash (gezag, arbeid, loon), er een inhoudingsplicht is voor de werknemersverzekeringen.

Het bestaan van een constructie met een persoonlijke holding/werkmaatschappij doet daar niets aan af. Alleen wanneer er een VAR-DGA wordt overlegd, kan elk risico op dit vlak worden uitgesloten.

Wat verandert er met betrekking tot de wet- en regelgeving omtrent de VAR?

In 2016 verdwijnt de VAR. Er wordt gewerkt aan een systeem waarbij de Belastingdienst overeenkomsten tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers gaat beoordelen. Goedgekeurde overeenkomsten (dat wil zeggen: overeenkomsten waarvoor geen loonheffingen hoeven te worden ingehouden) zullen als voorbeeldovereenkomst worden gepubliceerd door de Belastingdienst.

Op het moment van schrijven (najaar 2015) moet het wetsvoorstel hieromtrent nog worden goedgekeurd door de Eerste Kamer. Zodra een en ander definitief is, zullen wij dit publiceren.

Moet ik voor 2016 een VAR aanvragen?

Als u niet over een VAR-WUO of -DGA met betrekking tot 2015 beschikt, dan moet u een VAR aanvragen. Hebt u een VAR-WUO of -DGA 2015 en blijft u hetzelfde werk doen onder dezelfde omstandigheden, dan hoeft u voor 2016 geen nieuwe VAR aan te vragen, omdat er in 2016 nieuwe wetgeving komt (zie hierboven).

Waadi

Waarom stelt Harvey Nash Waadi-registratie verplicht voor zelfstandigen met een BV?

De directeur-grootaandeelhouder (DGA) van een BV is in loondienst van zijn eigen BV en stelt (formeel) zichzelf ter beschikking van een inlener. Op grond van de wet is de Waadi-registratieplicht daarom van toepassing.

Indien de inspectie constateert dat de BV van de DGA niet Waadi-geregistreerd is, wordt er echter, conform het boetebesluit dat de overheid hanteert, geen boete opgelegd. Maar ondanks het feit dat er geen boete opgelegd wordt, hanteert Harvey Nash het uitgangspunt dat er wel aan de wettelijke verplichting voldaan moet worden.

Ook vanuit de NEN-certificering mogen wij pas een contract met de BV van een DGA aangaan wanneer er sprake is van een juiste Waadi-registratie. Een dergelijke registratie is gratis en kan met één telefoontje naar de Kamer van Koophandel geregeld worden.

Identiteitsdocumenten

Mag Harvey Nash een kopie van mijn identiteitsdocument opvragen en bewaren?

De privacywetgeving staat toe dat een kopie van een identiteitsdocument bewaard wordt wanneer er een wettelijke noodzaak bestaat. Bij het inzetten van een zelfstandig ondernemer kan en moet Harvey Nash een kopie bewaren omdat anders de VAR niet vrijwarend is.

Wanneer het gaat om de inzet van een medewerker in loondienst, is die wettelijke noodzaak er niet. Wel moet Harvey Nash op grond van de wetgeving op de inlenersaansprakelijkheid een aantal zaken administreren, zoals NAW-gegevens, BSN en geboortedatum.

Deze gegevens zijn het makkelijkst te controleren door een kopie van een identiteitsdocument op te vragen. Deze kopie mag alleen bewaard worden indien de interim-medewerker hiervoor toestemming geeft. Wordt deze toestemming niet verleend, dan verlangen wij van de werkgever om een verklaring identiteit aan te leveren waarin de genoemde gegevens staan vermeld.

Gevolgen non-compliancy

Harvey Nash heeft slechts een gedeelte van mijn totale factuurbedrag overgemaakt. Waarom?

We willen graag voorkomen dat uw factuur -geheel of gedeeltelijk- te laat betaald wordt. Daarom is het belangrijk dat de factuur voldoet aan de eisen die de wet daaraan stelt, en aan de aanvullende wensen van Harvey Nash die zorgen voor een soepele verwerking. Hieronder vindt u een overzicht van deze eisen en wensen.

Op de factuur moet in elk geval staan:

  • een factuurnummer (opeenvolgend t.o.v. de vorige en de volgende factuur);
  • de factuurdatum;
  • de datum/data waarop de dienst is verricht;
  • naam en adres van de ondernemer en, indien van toepassing, de naam van de medewerker die de dienst verrichtte;
  • uw btw-identificatienummer;
  • uw inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel;
  • naam en adres van degene aan wie de dienst werd verleend;
  • duidelijke omschrijving van de verleende dienst;
  • de hoeveelheid of omvang van de verleende dienst en om wat voor soort dienst het gaat;
  • het tarief en eventuele kortingen die nog niet in het tarief zijn opgenomen;
  • het btw-bedrag, uitgedrukt in euro's;
  • het nummer van de g-rekening, indien van toepassing.

Met de factuur moet een goedgekeurde urenstaat worden meegestuurd. Enkel wanneer u van Harvey Nash een factuuradvies ontvangt, is die goedgekeurde urenstaat niet nodig. In dat geval staat dat vermeld in de e-mail 'Algemene informatie', die u eerder van ons heeft ontvangen.

Ook is het van belang dat u factureert conform de overeengekomen facturatieperiode. Raadpleeg hiervoor de (concept-)overeenkomst.

Tot slot moet Harvey Nash alle benodigde documenten hebben (terug)ontvangen om betalingen tijdig en volledig te kunnen doen. Denk hierbij aan:

  • ondertekende overeenkomsten;
  • een uittreksel van de Kamer van Koophandel van alle betrokken partijen;
  • een geldige VAR;
  • een overeenkomst G-rekening.

Indien u zich afvraagt of we nog bepaalde documenten nodig hebben, neemt u dan gerust contact met ons op. Ook als u een andere vraag heeft. We staan graag voor u klaar!